يتفق خبراء الإعلام على أساسيات إجراء مقابلات إعلامية وعقد مؤتمرات صحفية. وفيما يلي بعض هذه النصائح:
تجنب الإجابة بنعم أو لا كوسيلة مبسطة للإجابة: فطبقاً لخبراء الإعلام في الجيش الأمريكي فإن الإجابة البسيطة بنعم أو لا تحرمك من فرصة توجيه رسالة إيجابية عن مؤسستك العسكرية. فعلى سبيل المثال:
الإجابة: “لا تهاون على الإطلاق في الجيش مع مثل ذلك السلوك، ولذلك تم توجيه تأنيب رسمي لضابط أدلى بتعليقات لا يمكن التسامح معها لزميلة له. فنحن نبذل كل جهد ممكن لضمان أن الكل هنا يعمل في بيئة عمل مهنية وصديقة”.
كن مستعداً دائماً: تقول جوان كروتز إخصائية التسويق والإدارة أنك قد تكون خبيراً، وقادراً على الحديث عن مجال تخصصك بثقة، ولكنك تحتاج إلى التحضير لما ستدلي به من ملاحظات وتصريحات لوسائل الإعلام. وقالت، “القواعد الأساسية هي دائماً كيف أعددت نفسك، كيف سترد على الأسئلة الصعبة أو العدوانية؟ هل لديك إجابة واضحة، وأمينة وملائمة للرد على أكثر التساؤلات سلبية التي يمكن أن تتخيلها”؟
كن مطلعاً على كيفية الاتصال مع وسائل الإعلام لديك: يقول خبراء التدريب الإعلامي إنه يجب أن تتقرب من الصحفيين بالسؤال عن خلفياتهم، مثل سؤالهم عن المكان الذي نشأوا فيه وأنواع التغطيات الصحفية التي قاموا بها. والهدف من ذلك هو أن تجعل نفسك شخصاً محبوباً بشكل أكبر. ويقول خبراء التواصل الإعلامي في القوات المسلحة الأمريكية انه يجب عليك أن تجيب على الأسئلة وتوجيه الرسائل “بشكل مثير للاهتمام، وباندماج وباقتناع”.
لا تقل شيئاً وتطلب عدم الإشارة إليه: ليس هناك فائدة من أي نوع في الإدلاء بمعلومات للصحفيين لا يمكنهم استخدامها. فالإدلاء بتصريحات شريطة عدم استخدامها ليس عقداً ملزماً للصحفي. بمعنى آخر فإن ما قلته للصحفيين وطلبت منهم عدم نشره يمكن أن ينتهي به المقام للنشر.
راقب لغة جسدك: حتى حينما يتعلق الأمر بمؤتمرات صحفية أو اجتماعات إيجابية، يمكن أن يبدو متحدث متمرس في بعض الأحيان مشدوداً، أو مرتبكاً أو يعطي انطباعاً بأنه يفتقر إلى المصداقية. وينصح أحد خبراء العلاقات العامة بأن يقوم المتحدث قبل الإدلاء بتصريحاته بالمشي أو ممارسة بعض التمارين الرياضية. بينما يقول آخرون إن مسؤولي الشؤون العامة يجب أن يصوروا بالفيديو تدريباتهم على إجراء المقابلات وعقد مؤتمرات صحفية مرتبة لهم، ثم القيام بدراسة النتائج والسعي للحصول على تقييم لأدائهم.
إذا سارت الأمور في الاتجاه الخاطئ، توقف وأعد التفكير: في حال ما إذا تحولت المقابلة أو المؤتمر الصحفي إلى وجهة سيئة أو غير متوقعة، توقف. اطلب استراحة، توجه إلى دورة المياه، أو اشرب كوب ماء. بذلك تعطي نفسك وقتاً للتفكير وازالة الحرج في الموقف.
تعلم كيفية الانتقال من جديد للموضوع الذي تريد الحديث عنه: غالباً ما يسأل الصحفيون أسئلة غير متوقعة، أو أسئلة بعيدة عن الموضوع الذي أنت بصدده. فإذا كنت تعرف الإجابة قدمها ببساطة وبسرعة، وانتقل إلى الرسالة التي تريد توجيهها.
تعلم كيف تقول: “لا أعلم”: غالباً ما يعتقد المستشارون والمعلمون أن قولهم “لا أعلم” يعرضهم للحكم عليهم بأنهم غير موثوق بهم أو يفتقرون إلى المهنية. ولكن في معظم مناحي التخصص، بما في ذلك المتحدث العسكري، يكون من الأفضل أن تعترف بعدم درايتك بالإجابة من الارتجال بإجابة يمكن أن تكون غير صحيحة أو تجعلك تبدو مغفلاً. يمكنك التعقيب بالقول “لا أعرف” وترفق ذلك بالقول “سأبحث ذلك الأمر وسأوافيك بالإجابة المناسبة.”
تعلم من الخبرة: بعد الانتهاء من المقابلة أو المؤتمر الصحفي، احرص على معرفة النتائج. تقول الخبيرة كروتز يجب أن تحصل على آراء صريحة من زملائك حول تقييمهم لأدائك وهل تمكنت من توصيل رسالتك.